La incorporación de los códigos de conducta al contrato individual de trabajo

La incorporación de los códigos de conducta al contrato individual de trabajo
Fuente: Errepar
Autor: Julián A. De Diego (Especialista en temas laborales)
Fecha: 19-03-07



I. Introducción
La crisis generada por los casos Enron y WorldCom, y otras empresas que adulteraron los resultados de los balances con fines especulativos dentro de la bolsa de Nueva York, generaron la ley Sarbanes Oxley para los Estados Unidos de Norteamérica, hoy traducidas en normas de procedimiento y transparencia conocidas como reglas SOX. Con esta norma las organizaciones tienen que propiciar y promover mecánicas y procedimientos internos que reflejen la realidad
de las operaciones, someterse a nuevos procedimientos de control, y asegurar el funcionamiento de cada operación de modo que permita logra la total correspondencia entre los registros y la actividad integral de la compañía.
Las normas que se dictaron en los Estados Unidos son una contribución
específica a la búsqueda de transparencia y confiabilidad en las operaciones,
transacciones y reglas contables que reflejen con claridad la realidad de cada
empresa, con valores y determinaciones que resulten confiables. Obviamente se
crearon para prevenir actos de corrupción, y en su caso, para el caso de que se
produzcan, para encontrar las vías o los remedios para castigar a los
responsables y restablecer el orden y las reglas sobre operaciones, procesos y
confiabilidad.
El código de conducta emerge como una necesidad de enunciar las reglas éticas y
aconsejadas con las mejores prácticas internacionales, y a la vez, tener un cuerpo
normativo que permita exigir su cumplimiento, y demandar de los trabajadores a
todo nivel, su efectiva aplicación práctica .
Las empresas bajo reglas SOX cuentan con una doble auditoría, una realizada por
su auditor formal, y otra, contratada con otra consultora que controla las reglas
SOX. A la vez se han creado departamentos de “compliance” con el fin de que los
dependientes y los ejecutivos de las empresas estén controlados frente a
cualquier violación de las reglas citadas, y para recepcionar e investigar las
denuncias que se presenten, por vía interna o externa en relación con las
transgresiones que se realicen en los distintos países, adecuándose a la
legislación local de cada uno, pero a la vez, siguiendo reglas trasnacionales de
aplicación uniforme en cada país.
Uno de los efectos de estas normas dirigidas fundamentalmente a preservar y
garantizar las reglas de conducta impuestas por las reglas éticas, la moral y las
buenas costumbres, más la conducta que debe observar un dependientes,
cualquiera fuere su jerarquía, es el denominado “código de conducta”. En la
realidad, las normas éticas de las compañías existían desde la década del 60, y se
establecían bajo títulos como el de “credo organizacional”, “reglamento interno”, o
inclusive, “deberes de los empleados”.
En sus comienzos solo se formulaba el enunciado y se le daba publicidad, luego,
se optó por incorporar estas normas como parte del contrato individual, sea por
medio de un anexo, o simplemente, suscribiendo el acuerdo al momento del
ingreso del trabajador a la empresa. En la actualidad, la mayoría de las empresas
se inclina por firmar el código de conducta como un cuerpo normativo autónomo, y
a la vez, fijan procedimientos y medios de capacitación y entrenamiento, para su
efectiva aplicación en la realidad de cada establecimiento o explotación,
cualquiera fuere el lugar del planeta en el que se encuentren.
II. Concepto y naturaleza del código de conducta
El código de conducta es un conjunto de reglas que se impone al trabajador no
solo en lo que hace al cumplimiento de sus obligaciones como tal, sino
fundamentalmente, a lo que se espera del mismo en relación con la transparencia
y confiabilidad de la gestión y de los registros de la misma, a la observancia de
reglas éticas, y en especial, al proceder frente a eventuales actos reprochables de
los que se tome conocimiento. Tratándose de obligaciones a cargo del trabajador,
estas normas son parte del contrato individual de trabajo, y en rigor, podemos
concebirlas como reglas compatibles con el marco legal específico que puede
pactarse o establecerse entre las partes.
En cuanto a su instrumentación, y dado que se tratan de reglas especiales, las
mismas se deberán formalizar por escrito, en doble ejemplar, suscriptas por las
partes del contrato de trabajo. La difusión del código de conducta por intermedio
del correo electrónico es aceptable como mecanismo de comunicación.
En cambio, desde el punto de vista formal las estipulaciones contractuales
especiales deben formalizarse por escrito, y en su caso, será a cargo del
empleador la prueba de su existencia y contenido.
No existe ninguna imposición formal fuera de que el trabajador conozca las
normas, se haya notificado de las mismas, y conozca los procedimientos para
operarlas. En muchas empresas se dictan cursos interactivos sobre reglas SOX y
códigos de conducta, que simulan situaciones en donde el dependiente –por
ejemplo- toma conocimiento de la existencia de un acto reprochable o enfrenta
una situación de hecho que le impone actuar conforme a dichas reglas, en donde
se puntualiza que conducta o actitud debe asumir. Por ejemplo, entre las reglas
más difundidas se encuentra la de no revelar ni comentar con empresas de la
competencia planes de marketing o de comercialización, en especial la estrategia
de precios. En los códigos como en los cursos de capacitación para
implementarlos se establece que si el ejecutivo se encuentra en una reunión
donde se discuten esos temas, debe dejar constancia que no puede hablar sobre
los tópicos prohibidos y retirarse del mismo.
Es importante destacar, que además de la inserción del código de conducta dentro
del contrato individual, las conductas debidas en su contenido y el comportamiento
que se espera del trabajador frente a determinados temas críticos, pueden generar
un nuevo catálogo de faltas o incumplimientos, pasibles de sanciones
disciplinarias (art. 67, LCT), o inclusive del despido fundado en justa causa, por
grave falta a las obligaciones explícitas asumidas dentro de dicho contrato.
III. Marco legal de los códigos de conducta
La Ley de Contrato de Trabajo enuncia principios generales que dan cabida al
código de conducta como un instrumento legítimo y viable, desde la definición del
contrato de trabajo (art. 21, LCT) y la relación de trabajo (art. 22, LCT), como en el
marco de los deberes y derechos de las partes. En especial debemos destacar la
compatibilidad del código con la obligación genérica de las partes (art. 62, LCT) en
donde el trabajador está obligado activa y pasivamente a dar cumplimiento a los
términos del contrato y a la conducta debida conforme a lo que surja como
consecuencia del mismo. A su vez, otro tanto ocurre con el deber común de buena
fe (art. 63) que puntualiza que las partes y obviamente el trabajador deberá
ajustar su conducta a lo que es propio del buen trabajador, del mismo modo que el
principal deberá actuar como un buen empleador.
Las potestades del empleador permiten canalizar el código de conducta sin
objeciones. Entre ellas tenemos en especial las facultades de organización (art.
64, LCT) en donde la empresa puede fijar las reglas para disponer los recursos
humanos y técnicos para lograr los fines de la explotación o establecimiento, y la
facultad de dirección (art. 65) en función de los cuales el empleador deberá
impartir las órdenes, todo ello dentro de las reglas impuestas por el sistema legal,
respetando los derechos de los trabajadores, y las normas de orden público
laboral surgidas de la ley, los estatutos especiales y los convenios colectivos.
A su vez, el trabajador debe cumplir con el deber de diligencia y colaboración (art.
84, LCT) que le imponen la dedicación adecuada a las características de su
empleo y a los medios instrumentales provistos, y el de fidelidad (art. 85, LCT) por
el que se debe guardar reserva o secreto de la información que imponga dicho
comportamiento.
Se enfatiza además el deber de cumplir con las órdenes e instrucciones que le
imponga el modo de ejecutar el trabajo, conservando los instrumentos o útiles que
se le provean, salvo por el deterioro generado por el uso correcto de los mismos.
Complementariamente, el trabajador es responsable de los daños provocados al
empleador por dolo o culpa grave, (art. 87, LCT) y tiene un deber de “no
concurrencia” (dentro del marco de la fidelidad) por el cual el trabajador tiene la
obligación de no hacer en el sentido de que está prohibido realizar negociaciones
por cuenta propia o ajena, que pudiera afectar los intereses del empleador.
En síntesis, desde el punto de vista legal las estipulaciones contractuales
específicas son válidas, el plexo normativo y obligacional de la ley de orden
público no genera ninguna prohibición, y obviamente habrá que resguardar todos
los derechos que hacen a la dignidad del trabajador, y en especial sus derechos
personalísimos, que en un marco más genérico están contenidos en el Código
Civil.
IV. Contenido no contemplado por la legislación vigente
El código de conducta suele incluir numerosos temas no contemplados
específicamente por la legislación. Entre ellos, podemos destacar los siguientes:
a. Obligación de guardar secreto y preservar la información confidencial
de la empresa: es uno de los temas críticos de los códigos de
conducta más modernos, y en general fijan reglas que
frecuentemente entran en colisión con usos y costumbres o con
prácticas de mercado. No difundir ni intercambiar información con
empresas competidoras es uno de los temas centrales, y no
suministrar datos estadísticos, información contable o reservada que
revele los planes confidenciales de la empresa en general. En
especial están incluidos en la veda los precios, planes de promoción,
condiciones de pago y campañas publicitarias o de difusión.
b. Deber de diligencia y colaboración en las funciones, tareas y
responsabilidades asignadas: si bien el trabajador tiene deberes
legales de cumplimiento de su tarea y funciones, lo cierto es que
entre las más destacadas en los códigos se encuentra la de aportar
toda su energía, conocimientos, y dedicación en línea con las
mejores prácticas internacionales y las reglas y procedimientos
establecidos en cada caso.
c. Deber de lealtad y “no competencia”: la prohibición de realizar actos
directos o indirectos de cualquier naturaleza con empresas
competidoras o con sus proveedores, consultoras o intermediarios
son también temas claves de los códigos de ética, y de hecho, se ha
incorporado últimamente el deber de informar si los integrantes de la
familia pudieran tener alguna actividad dentro del marco de la veda
impuesta. En algunos casos, está vedada toda otra actividad –aún
aquella que no sea en competencia directa con la explotación o
bienes y servicios producidos por el empleador- sin haber informado
de la misma de modo formal, y en algunos casos, sin haber
solicitado la pertinente autorización superior.
d. Deber de cumplimiento de las reglas éticas y morales generalmente
admitidas: si bien estas pautas generales surgen de la legislación
vigente, se pueden establecer reglas concretas para la observancia
de estos principio en el plano práctico, y cómo actuar frente a la
existencia o conocimiento de un acto reprochable;
e. Reglas especiales en materia de actos que impliquen “lavado de
dinero”: el manejo transparente de los fondos de las empresas, su
correcta registración y la documentación respaldatoria, junto a los
procedimientos contables y de auditoría, se han complementado con
normas específicas, tanto legales como internas para detectar y para
rechazar cualquier movimiento que implique un acto ilícito, y
específicamente, un acto que pueda ser considerado de “lavado de
dinero”.
f. Normas en materia de consumo de drogas y bebidas alcohólicas en
el trabajo: el consumo de drogas y de bebidas alcohólicas está
prohibido en general dentro del ámbito laboral, sin perjuicio de lo cual
se combinan normas de comportamiento con las reglas que cada
compañía dispone en materia de tratamiento de trabajadores con
adicciones, su asistencia médica y psicológica, y eventualmente, las
contribuciones para su recuperación. El código suele contar con
estas normas para su adecuada implementación en cada caso
particular.
g. Uso exclusivo de las herramientas e instrumentos provistos por la
empresa: se suelen fijar reglas especiales además de las legales de
tipo general, para proteger los sistemas, los elementos de trabajo, y
sobre todo aquellos que requieran un trato especial.
h. Uso de los medios de comunicación electrónicos e Internet:
reglamentar el uso de Internet, y su aplicación exclusiva a las tareas
funciones y responsabilidades del trabajador, son reglas que se
incluyuen en el código de conducta, o forman parte de un anexo
especial. En ellos se prohibe el empleo de las herramientas
informáticas para cualquir objeto ajeno al objeto del trabajo;
i. Deber de observancia de reglas éticas y morales especiales en
materia de diversidad y de prevención de acoso sexual: además del
principio general, se fijan conductas específicas que deben
observarse en lo que hace al principio de no discriminación, y en
especial, a lo que se relacione con actos pasivos o activos de acoso
sexual, con procedimientos especiales de protección a la víctima, y
con investigación y eventuales sanciones para el o los responsables;
j. Catálogo de causales de despido o que habiliten al régimen
disciplinario: los códigos de conducta suelen especificar una serie de
conductas concretas que se las consideran faltas graves o
gravísimas con el fin de prevenir que las mismas son causales del
despido con justa causa, o en su caso, objeto de la aplicación del
régimen disciplinario.
V. El deber de denuncia de violaciones al código de conducta
Es un tema de particular interés el de fijar como un deber contractual la obligación
de denunciar las violaciones al código de ética, denuncia que de no concretarse
puede configurar una grave falta, pasible de sanciones, inclusive del despido del
trabajador por dicha causal. El deber de denunciar está además complementado
por el hecho de que quién razonablemente puede conocer un acto reprochable y
lo oculta, en alguna medida se constituye en un encubridor pasivo, o en su caso,
en alguna forma de participación, si por el trabajador que no denuncia pasan
algunos de los trámites o controles que se pretenden transgredir.
Es discutible que el trabajador tenga la obligación de denunciar actos violatorios
de los procedimientos, cuando los mismos sean formales. Sin embargo, principios
como el de lealtad, fidelidad, buena fe y colaboración, nos llevan a concluir que
todo trabajador está obligado a denunciar actos ilícitos.
Es esencial también proteger al denunciante. En otros términos, la persona
alcanzada por este deber, debe contar con medios de amparo establecidos por el
empleador, para evitar consecuencias negativas, represalias, y en su caso daños
patrimoniales o personales.
VI. La violación del código de conducta como una causal de despido
El código de conducta generalmente cuenta con una serie de obligaciones cuya
inosbservancia se la califica como falta grave pasible del despido justificado.
En rigor, es un tema de debate similar al deber de denunciar, ya que la gradación
de la falta o incumplimiento debe apreciarse caso por caso, y la misma debe
revestir tal gravedad que impide la continuidad del vínculo.
Cuando el enunciado de causales se establece en forma expresa dentro del
código de conducta, habrá que apreciar en cada caso particular si corresponde
aplicar el despido fundado en justa causa, conforme a las características
responsabilidad y autoría del trabajador responsable del acto reprochable.
Uno de los riesgos de la enunciación de causales, es el de su aplicación
sistemática sin una apreciable adecuación de la norma al marco fáctico y legal en
que cada medida debe adoptarse. También habrá de extenderse la
responsabilidad a quienes no están incluidos en el código, cuando el mismo está
suscripto por el personal superior, y deberá admitirse la gradación para todas las
hipótesis en los cuales, las normas contractuales no abarquen las situaciones de
hecho, o en su caso, las hipótesis no contempladas. Reiteramos, que la
enunciación de causales es no taxativa, y pueden generarse actos reprochables
conexos con ellos, o casos especiales.
VII. Conclusiones
En función de lo expresado, podemos establecer las siguientes pautas iniciales en
materia de código de conducta:
A. Los códigos de conducta o de ética empresaria son parte de
las estipulaciones incluidas dentro del contrato individual de
trabajo y están incluidos entre los deberes y derechos de las
partes contemplados en la legislación vigente;
B. La carga probatoria de la existencia y contenido del código
de conducta incumbe al empleador, y por ende, la misma
debe suscribirse por escrito en doble ejemplar, con la firma
de las partes del contrato de trabajo;
C. El contenido y reglas no previstas en la legislación del
código de conducta no pueden colisionar con las normas de
orden público del derecho del trabajo, en especial las
normas constitucionales, la de rango constitucional como los
tratados internacionales de los derechos humanos, y los
tratados internacionales de rango supralegal, junto a la
legislación de fondo, los estatutos especiales y los
convenios colectivos de trabajo;
D. Las normas del código de conducta que resulte fronterizas
con principios generales y los recursos técnico-legales del
derecho del trabajo, deberán ser apreciadas dentro del
marco de los objetivos comunes, la buena fe, y el respeto
por los derechos de los trabajadores;
E. El deber de observar y hacer observar las normas del código
de conducta, junto a los principios de fidelidad, buena fe y
colaboración, imponen el deber de denunciar las
irregularidades o violaciones al mismo, sobre todo cuando
las mismas son consideradas faltas graves;
F. En su caso, la denuncia se puede limitar a poner en
conocimiento del superior la irregularidad para que se
investigue o para que se elabore el sumario;
G. El denunciante debe ser protegido por la empresa frente a
cualquier consecuencia no deseada, tanto patrimonial como
personal, y en su caso, se deberá preservar su anonimato
dentro del marco legal que admita la legislación de cada
país;
H. El código de conducta debe siempre admitir el derecho de
defensa de cualquier trabajador imputado como un medio
para resguardar sus derechos;
I. La aplicación de las reglas SOX o cualquier otro subsistema
que se utilice, se debe adaptar a la normativa vigente en el
país en el que se pretende su aplicación, con prescindencia
de la validez y alcances impuestos por el sistema legal del
país de origen.