El uso del teléfono celular como instrumento de trabajo y su cobertura de gastos

El uso del teléfono celular como instrumento de trabajo y su cobertura de gastos
Fuente: Errepar
Autor: Julián A. De Diego (Especialista en temas laborales)
Fecha: 21-03-07

El teléfono celular (en adelante TC) es un instrumento de trabajo cuando el mismo ha sido suministrado por la empresa para el cumplimiento de las tareas funciones y responsabilidades del trabajador.


I. Introducción
El teléfono celular (en adelante TC) es un instrumento de trabajo cuando el mismo ha sido suministrado por la empresa para el cumplimiento de las tareas funciones y responsabilidades del trabajador. La contratación por parte de la empresa y los gastos que el mismo implica son parte de los gastos operativos, o en su caso, son viáticos basados en rendición de cuentas de carácter no remunerativo.
No es necesario que la actividad a cargo del dependiente sea necesariamente vinculada a la comunicación telefónica ni que ella sea la tarea principal, sin embargo, el TC no puede ser provisto para uso particular en comunicaciones ajenas al trabajo.
En general, se sostiene en la actualidad que un gerente o jefe, al solo efecto de mejorar la rapidez de la comunicación debe contar con un TC, lo que además no
depende de otro factor que no sea la decisión de la empresa en el sentido expuesto.
Ahora bien, los instrumentos de trabajo no son prestaciones no remuneratorias, sino medios provistos por la empresa, sean estos tecnológicos, de infraestructura,
u funcionales, con el fin de cumplir con eficiencia con la tarea asignada. El teléfono no es un signo de estatus ni de distinción, ya que la comunicación es esencial en la vida moderna, y en la dinámica del trabajo y las relaciones laborales.
En la actualidad el TC está reemplazando a la comunicación por vía de teléfono fijo, aún dentro del predio o del establecimiento de la empresa, porque este aparato es portátil y puede seguir al destinatario o receptor como emisor de las llamadas a donde quiera que se desplace. La inmediatez de las comunicaciones, la necesidad de la conexión “on line” o en tiempo real, no solo ha colocado al trabajador en poder de un celular de uso telefónico, sino inclusive de un dispositivo multipropósito que también puede recibir o emitir mensajes de texto y cuenta con servicio de Internet con correo electrónico.
Habría que destacar que será un medio o instrumento de trabajo si el mismo es utilizado para ese fin, y no para suplir gastos personales, por ejemplo, la comunicación del trabajador con su familia y amigos.
Si así no fuera, habría que considerar una prestación el teléfono fijo que se encuentra instalado en el escritorio del trabajador, que fue provisto como
instrumento de trabajo, y por vía del cual también en forma ocasional puede recibir comunicaciones particulares. A nadie se le ocurre que estas comunicaciones son prestaciones no remunerativas del contrato de trabajo.
En síntesis, es importante discernir entonces qué es el teléfono celular, conforme al uso que se da en cada caso, y cuál es el tratamiento legal que debe dársele coherentemente con el principio de primacía de la realidad.
En un fallo “González González, Genaro Jesús c/Modulec S.A. y otros s/ Despido”, (CNApT Sala X) en el que se consideró que el TC es una prestación remunerativa que hace al estatus, posición social y estilo de vida, tanto para uso laboral como privado, y por ende, cuantificable como base de cálculo para la indemnización por despido. Si tal afirmación se formula a los fines de dicha indemnización, es también a cualquier otro efecto, y por ende, debe constituir base de cálculo de las prestaciones remunerativas, como las licencias, las vacaciones, el sueldo anual complementario o el preaviso. También habría que realizar los aportes y contribuciones, y emplear el beneficio como base de cálculo del Impuesto a las Ganancias (4ta. Categoría).
En otras palabras, si el TC es un instrumento de trabajo está al margen de todas estas consideraciones. Si en cambio es un salario “encubierto” o una “prestación remunerativa” tendrá todos los efectos laborales, previsionales y fiscales atribuibles a dicha naturaleza jurídica. Son efectos laborales los de computar la suma aplicable a los gastos del TC para fines personales como base de cálculo de todas las prestaciones remunerativas, como son las licencias, el sueldo anual complementario, o las vacaciones. Los efectos previsionales son los propios de los aportes y contribuciones que se aplican sobre los salarios. Finalmente, los efectos fiscales se ligan a las retenciones propias de la cuarta categoría del Impuesto a las Ganancias.
II. La tipificación legal de la provisión y uso del celular El TC es suministrado a la empresa que compra el aparato a nombre de ella, y luego liquida sus gastos conforme al detalle que mensualmente remite la empresa proveedora del servicio.
El marco pues de diferenciación está ligado a si es una herramienta cuyos gastos son a cargo del empleador, o es un viático sujeto a rendición de cuentas, o en su caso, si es un beneficio otorgado por la empresa ya que no es empleado como un medio de comunicación para el cumplimiento de su tarea o actividad.
Para que el TC y los gastos que irrogue sean considerados viáticos o gastos realizados por el trabajador, el mismo debe ser utilizado principalmente para el cumplimiento de su prestación laboral. La compra o contratación del equipo podrá realizarse por medio del empleador, y los minutos o pulsos consumidos, serán liquidados conforme a la liquidación que le remita a la empresa contratante el prestador de los servicios. La rendición de cuentas es por ende, a través de la liquidación que recibe la empresa. Es a través de ella que se pueden formalizar controles, y es por su intermedio que los gastos están imputados al empleo del servicio telefónico, o sea a un destino específico.
Decimos que el servicio es de empleo restringido a las funciones y tareas asignadas, porque en nada alteraría el destino prestablecido alguna comunicación personal u ocasional, en la medida que dicho empleo sea menor y suplementario.
En cambio, si el TC es provisto al trabajador y lo emplea v.gr. la esposa para sus llamados personales, claramente estamos en presencia de un empleo indebido, que suple gastos personales, y por ende, podría ser asumido como remuneración encubierta, si solo se utiliza para comunicaciones ajenas al trabajo.
Ahora bien, si el empleo es el adecuado a las de del trabajador con motivo y a propósito de la tarea y funciones en su trabajo, estamos frente a una realidad inherente al mismo, que no tiene nada que ver con la naturaleza de las prestaciones, sino del uso debido de las herramientas de trabajo. En tal caso podría ocurrir que se emplee el TC en fines de semana o vacaciones en forma irrestricta para temas personales. En ese caso cabría establecer la determinación del uso en tiempo y oportunidad ajenos al trabajo, y liquidar en forma proporcional el gasto realizado en forma personal. En ese caso, el gasto será deducido del salario del trabajador, como un gasto personal.

III. La determinación de uso y gasto ajeno al trabajo
Si el TC es una herramienta de trabajo, o se usa principalmente como un instrumento de comunicación por el hecho y en ocasión del trabajo, habría que establecer con claridad las siguientes pautas:
a. El TC se entregará en uso al trabajador con la consigna de que solo debe ser empleador para cumplir con su trabajo: puede tratarse de una actividad o función que requiera específicamente el TC, sino todas aquellas que resulte compatible con las necesidades de comunicación. No solo se debe utilizar por lo acordado entre las partes sino además, se debe cumplir efectivamente con lo pactado.
b. Está prohibido el empleo fuera del marco precitado, y es o constituye falta grave emplearlo fuera del uso asignado: la prohibición no es absoluta, pero refuerza desde el plano negativo, cuál es el uso autorizado, y en su caso, que el empleo no autorizado sea de carácter excepcional.
c. El empleo ajeno al trabajo, durante fines de semana o vacaciones será descontado del salario como gasto propio: si se admite el uso del celular por causas ajenas al trabajo, se deberá asignar una parte del gasto a cargo del trabajador, descontando de su salario la parte asignada a tal efecto, tanto en días inhábiles como el empleo en vacaciones.
d. La utilización del TC fuera del marco autorizado es una falta a los deberes contractuales: el empleo inadecuado del celular da derecho a la deducción de lo gastado en forma inapropiada, y a la aplicación del régimen disciplinario. En el caso de que el uso sea indebido y se lo emplee para otra actividad lucrativa o se lo emplee en forma reiterada para comunicaciones no autorizadas, es posible aplicar el despido por culpa del trabajador.

IV. La necesidad del reglamento interno para el uso del celular
Con todas las reservas y matices ahora relevados por la jurisprudencia, y con los eventuales riesgos de que el pago de gastos de celular sea considerada:
a. una retribución encubierta cuando se emplee para comunicaciones ajenas al trabajo en forma mayoritaria;
b. pasible de las sanciones previstas en la Ley Nacional de Empleo, por tratarse de una retribución encubierta o no registrada;
c. más las multas por el cálculo indebido –por omisión- en la indemnización por despido;
d. más lo que pueda significar en riesgos provisionales, fiscales o de policía de trabajo, por los incumplimientos que en cada ámbito resulte demostrada;
e. más las consecuencias laborales de utilizar o aplicar el gasto como parte de la retribución a todos sus efectos.
En función de los riesgos precitados, es que resulta necesario reglamentar el empleo del TC en forma escrita, con las cuestiones mínimas precitadas que impone el uso adecuado, la prohibición de utilizarlo para llamados ajenos al trabajo, y la diferenciación del empleo del TC en días inhábiles o en vacaciones.
En función de lo expresado se impone la necesidad de establecer los límites y fijar las pautas para que el TC, como herramienta de trabajo no se distorsione, dando lugar a eventuales reclamos. De hecho, se imponen una serie de reglas en dicha reglamentación que en principio son las siguientes:
Instrumentación por escrito: el empleador tiene la carga de la prueba de los deberes y obligaciones impuestos al trabajador para el uso del TC, por ende el mismo se debe instrumentar por escrito en documento privado, bajo doble ejemplar, suscripto por las partes del contrato de trabajo;
Acreditación de la entrega del celular y del número asignado: se debe suministrar el TC bajo recibo en el que se indique el equipo entregado, sus accesorios, y el número asignado a la persona, en la fecha establecida, a partir de la cual se inicia el cumplimiento de las obligaciones asumidas y las responsabilidades por el uso y conservación adecuada del equipo;
Restricción del uso: en el acuerdo de voluntades se deben fijar con claridad los límites en el uso del TC, las llamadas que se pueden emitir o recibir, y en su caso, los días, horarios y otras modalidades;
Prohibición del empleo con fines ajenos al trabajo: se debe puntualizar con claridad la prohibición del uso en llamadas o comunicaciones ajenas al trabajo, salvo situaciones esporádicas y excepcionales, y la eventual gradación de las faltas e incumplimientos;
Deber de denuncia del empleo con fines ajenos: el trabajador sometido a las reglas precitadas, deberán denunciar el empleo por causas ajenas y su causa;
Deducción del gasto con fines ajenos al trabajo: se puntualiza la forma y proporción en que se descontarán del salario los gastos ajenos al trabajo, y que son a cargo del trabajador;
Apercibimiento de las faltas o incumplimientos que pudieren generarse: se puede especificar que las faltas o incumplimientos a los deberes impuestos en el reglamento son pasibles de sanciones disciplinarias y eventualmente, del despido por culpa del trabajador.
Eventual aplicación del despido en faltas graves: la realización de actos graves o recurrentes de incumplimiento de las obligaciones asumidas, puede dar lugar al despido por culpa del trabajador, y sin derecho a indemnización alguna con motivo de la extinción;
Obligación de restitución y cargo del buen uso y conservación: el teléfono debe ser utilizado conforme a las reglas normales de uso, y el trabajador es responsable cuando los daños que sufra sean por culpa grave o por dolo, no así cuando el desgaste se produzca por el uso normal. Finalmente, debe restituirlo cuando lo requiera la empresa o en su caso, cuando se extinga el vínculo. Se puede establecer el cargo por el valor del celular, si es que el trabajador debe asumir el mismo es situaciones de culpa grave o dolo en su destrucción o en su pérdida.

V. Conclusiones
Las conclusiones son las siguientes:
A. El teléfono celular es provisto por las empresas como un instrumento de trabajo;
B. Su empleo debe ceñirse a las necesidades operativas, funcionales y de comunicación asignadas dentro del contrato de trabajo y la relación laboral;
C. Excepcionalmente, se puede utilizar para comunicaciones personales, lo que no altera su esencia si se trata de casos de excepción;
D. Si se alterna el uso entre lo estrictamente profesional y laboral con lo personal, habrá que discriminar los gastos que son a cargo del trabajador, para que los asuma, de los que no lo son;
E. Los gastos asumidos por el trabajador como propios, que se descuentan de su salario, no configuran una prestación remunerativa, sino un gasto ajeno a la contraprestación laboral;
F. El trabajador es responsable del uso adecuado, de cumplir con los deberes asumidos, y de las eventuales responsabilidades por faltas o incumplimientos;
G. El trabajador es pasible de sanciones disciplinarias e inclusive del despido fundado en justa causa por uso indebido si el mismo configura una falta grave;
H. El trabajador debe dar adecuado cuidado al TC, y responde por el uso indebido por culpa grave o dolo. No es responsable por el desgaste normal basado en el uso. No es responsable por el hurto o robo del TC del que fuere víctima.