La despapelización, una reforma sustantiva de la burocracia

En febrero de 2016 Pablo Moyano promovió un paro frente al Banco Central objetando la resolución que autorizaba a los bancos a remitir los resúmenes e información a los clientes por vía de Internet.

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Martes 26 de septiembre 2017
En rigor, 40.000.000 (cuarenta millones) de piezas postales serían despapelizadas y sustituidas por el correo electrónico, y con ello se ponían en riesgo 4000 (cuatro mil) puestos de trabajo.

La despapelización es una nueva revolución en las empresas y en las organizaciones públicas y privadas donde se reemplaza la totalidad de los documentos antes confeccionados en papel por registros de microfilmación, archivos digitales y en comunicaciones por Internet sea por Email o por las redes sociales.

En inglés se denomina paperless y refiere a tres grandes objetivos, la sustitución de los papeles por los sistemas informáticos, la desmaterialización de los productos clásicos con que se elaboraban los registros y de los espacios que ocupan, y la desburocratización de las operaciones y de los procesos.

Aún cuando se discute el impacto ecológico, sin dudas el papel no generará con el tiempo la devastación de bosques para la obtención de celulosa.

Es una forma de uberizar la gestión, reduciendo pasos, dinamizando las voluntades esenciales requeridas para formalizar cada trámite, y reduciendo la cantidad y la complejidad de las operaciones en sí mismas.

La despapelización también llamada paperless office desmaterializa los registros, los documentos y la información, de modo que debe realizarse en forma coordinada con los cambios en el marco regulatorio de cada materia o especialidad, para que la sustitución resulte eficiente.

La desmaterialización implica también un cambio en el tema de los espacios y los archivos propios o rentados a terceros.

Por ejemplo, para asegurar la autenticidad de ciertos documentos, los mismos deberán certificar su autenticidad con la firma digital, ya legislada en nuestro país a través de la Ley 25.506 (Boletín Oficial 11/12/2001).

Al respecto, el artículo séptimo establece la presunción de autoría, de modo tal que a través de una presunción iuris tantum se tiene por auténtica salvo prueba en contrario. Al respecto, toda firma digital pertenece al titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma.

La firma digital se registra en agencias licenciatarias especialmente habilitadas por la autoridad de aplicación.

Luego, el artículo 8. agrega que la denominada presunción de integridad del documento firmado, por la cual si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume (iuris tantum), salvo prueba en contrario, que este documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma.

No ocurre lo mismo con la firma electrónica, que de acuerdo con el artículo 5 de la norma se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez.

La E-Office de la actividad privada (Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. 2003, The myth of the paperless office. Cambridge, MIT Press) ya es un hecho, y los ministerios, la justicia, la administración pública, las fuerzas de seguridad, el ANSeS y el sistema previsional, la AFIP, el patentamiento vehicular, se están transformando rápidamente en procesos informáticos totalmente digitalizados.

Con ello se afronta una reforma sustantiva de la burocracia, y la simplificación efectiva de los trámites. Con ello, se produce un nuevo impacto en el mundo del trabajo donde el dato relevante, es que la empleabilidad se fortalece con los conocimientos técnicos sobre digitalización, informática y telemática.

En la escuela secundaria debería haber una práctica o pasantía en estas materias que en la tecnología y en la función del rol laboral atraviesan en forma transversal las organizaciones públicas y privadas.

La educación terciaria y universitaria deberían concentrarse en las especialidades y carreras afines.

Éste es el nuevo horizonte a nivel global y también es el futuro en nuestro país.

Por Julián A. de Diego.
Director del Posgrado en RR. HH. Escuela de Negocios de la U.C.A

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